Wenn du den „Prüfen“-Workflow in den Einstellungen für Mietaufträge aktivierst, erstellt nexcore automatisch eine "Prüfen"-Aufgabe, sobald:
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ein/e Gerät/Maschine (Ressource) nach dem Mietende zurückgenommen wird, oder
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eine Aufgabe vom Typ „Nachtanken“ erledigt oder abgelaufen ist.
Diese Aufgabe dient dazu, die erfassten Protokolle (z. B. mietspezifische Informationen, dokumentierte Schäden oder Tankmengen) zu prüfen und ggf. eine Abrechnung vorzunehmen.
Dieser Workflow erleichtert dir die abschließende Prüfung und Abrechnung des Mietvorgangs, indem sichergestellt wird, dass alle wichtigen Daten überprüft und berücksichtigt werden.
1. Aufgaben des Typs Prüfen
Eine Aufgabe vom Typ Prüfen umfasst alle Protokolle einer Ressource inkl. eventueller Nachtank-Protokolle. Dabei gilt:
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Wenn mehrere Geräte/Maschinen (Ressourcen) im Rahmen eines Auftrags zurückgenommen werden, bündelt nexcore alle offenen, noch nicht geprüften Rücknahmen in einer einzigen Prüfen-Aufgabe.
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Die Frist für die Bearbeitung der Aufgabe („Timeout“) wird bei jedem hinzugefügten Gerät/Maschine (Ressource) neu berechnet.
Maschine A aus Auftrag 1 wird am 27.07. zurückgenommen → Die Prüfen-Aufgabe für die Protokolle der Maschine A entsteht.
Maschine B aus Auftrag 1 wird am 28.07. zurückgenommen → Die Prüfen-Aufgabe wird erweitert auf Maschine A und B.
Das Bearbeitungs-Timeout verlängert sich entsprechend (im Standard 28.07. + 7 Tage).
2. Timeout für Prüfen-Aufgaben
Aufgaben des Typs Prüfen besitzen ein definiertes Timeout, d.h. sie laufen nach einer festgelegten Frist automatisch ab, falls sie nicht bearbeitet werden:
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Standardmäßig beträgt das Timeout 7 Tage.
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Nach Ablauf des Timeouts entfernt nexcore die Aufgabe automatisch und setzt die Ressourcenzuordnung (ResourceAssignment) auf „abgeschlossen“.
Maschine A wird am 01.01. zurückgenommen.
Wird die Prüfen-Aufgabe bis einschließlich 07.01. nicht erledigt, läuft die Aufgabe automatisch ab, und der Prozess wird fortgeführt.
Du kannst das Timeout individuell zwischen 1 und 30 Tagen festlegen. Das Timeout muss im ISO 8601-Format eingegeben werden:
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P1D für 1 Tag
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P10D für 10 Tage
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P30D für 30 Tage
3. Zuweisung der Prüfen-Aufgabe
Eine Aufgabe des Typs Prüfen wird automatisch der Niederlassung zugewiesen, welcher der entsprechende Auftrag zugeordnet ist:
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Die Aufgabe erscheint bei allen Mitarbeitern, die dieser Niederlassung zugeordnet sind unter „Meine Aufgaben“.
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Jeder Mitarbeiter der entsprechenden Niederlassung kann diese Aufgabe bearbeiten.
