Dieser Artikel erklärt Dir die Grundstruktur und Logik von Bedienaufträgen mit Bedieneinsätzen in nexcore – verständlich, praxisnah und ohne technisches Vorwissen. Egal ob Du in der Disposition planst, Einsätze dokumentierst oder nur einen Überblick brauchst: Hier erfährst Du, wie nexcore funktioniert – und was Du wissen musst.

Übersicht

1. Was ist ein Bedienauftrag?
2. Wie ist ein Bedienauftrag aufgebaut?
3. Wie läuft ein Bedienauftrag ab?
4. Aktionen zu einem Bedienauftrag
5. Wie entstehen Aufgaben zu einem Bedienauftrag?
6. Was erledigt nexcore automatisch – was musst Du tun?
7. Wie behältst Du den Überblick? (Auftragsdetails)
   1. Allgemein
   2. Aufgaben
   3. Protokolle
   4. Kommentare
   5. Dateien
8. Technischer Hintergrund: REST-API & externe Anbindung

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1. Was ist ein Bedienauftrag?

Ein Bedienauftrag beschreibt einen Auftrag, der die aktive Bedienung oder Begleitung einer Ressource (Maschine) durch eigenes Personal oder externe Dienstleister umfasst. Er wird in nexcore als eigener Auftragstyp behandelt und bietet Dir eine strukturierte Möglichkeit zur:

• Planung des Einsatzes mit Zeitfenster, Ort und Maschine

• Zuordnung an bestimmte Personen oder Touren

• Dokumentation der erbrachten Leistung (inkl. Zeiterfassung)

• Abrechnung oder Auswertung der geleisteten Stunden

➡️ Der Bedienauftrag ist die zentrale Klammer für alles, was im Rahmen einer Bedienleistung (Bedieneinsatz) passiert.

2. Wie ist ein Bedienauftrag aufgebaut?

Grafik: Schematische Darstellung der Logik eines Bedienauftrags

Bedienaufträge bestehen – ähnlich wie Mietaufträge – aus mehreren logischen Ebenen:

Jede Ebene hat einen eigenen Lebenszyklus. Der Status des Bedienauftrags wird automatisch aktualisiert – basierend auf den zugehörigen Aufgaben.

🔄 Auftragsstatus

Jeder Auftrag hat genau einen der folgenden Stati:

• Neu: Der Bedieneinsatz wurde erstellt, Aufgaben sind planbar

• Laufend: Mindestens eine Aufgabe wurde begonnen oder erledigt

• Abgeschlossen: Alle Aufgaben wurden dokumentiert

• Archiviert: Der Einsatz wurde abgeschlossen und automatisch archiviert

3. Wie läuft ein Bedienauftrag ab?

Der typische Ablauf sieht so aus:

1. Ein externes System sendet einen Bedienauftrag an nexcore.

2. nexcore legt den Auftrag, Positionen und Ressourcenzuweisungen automatisch an

3. Aufgaben (Bedieneinsätze) entstehen auf Basis der Zuweisungen

4. Bedieneinsätze werden über den Tourenplaner oder die Disposition eingeplant

5. Die Durchführung erfolgt über die mobile App

6. Nach Abschluss aller Aufgaben wird der Auftrag automatisch abgeschlossen und später archiviert

➡️ Du musst keinen Bedieneinsatz manuell anlegen – entscheidend ist die richtige Planung und Zuweisung der Aufgaben.

3.1 Planung (Web App)

a.) Über die Disposition

Plane den Bedieneinsatz gezielt ein und weise ihn einer Person aus Deinem Team zu. Das ist sinnvoll, wenn Du flexibel disponieren willst – unabhängig von bestehenden Touren.

b.) Über den Tourenplaner

Verplane einen Bedieneinsatz als Teil einer Tour. Er wird automatisch dem/der Fahrer:in bzw. Bediener:in der Tour zugeordnet.

In beiden Fällen erhält die zugewiesene Person den Einsatz in der mobilen App und kann ihn dort dokumentieren.

3.2 Durchführung (Mobile App)

In der mobilen App sieht die zugewiesene Person alle relevanten Infos zum Bedieneinsatz:

• Zeitfenster und Adresse

• zugehörige Ressource (Maschine)

• Kundendaten und Kontaktperson(en)

• ggf. Auftragshinweis, Kommentare oder Dateien

Die Person kann während oder nach dem Einsatz:

• Zeiten nach unterschiedlichen Kategorien erfassen
  (z. B. Bedienung, An-/Abfahrt, Wartezeit, etc.)

• Notizen zu Zeiteinträgen hinzufügen

• die Aufgabe pausieren, um diese später fortzusetzen

• oder als erledigt markieren

Die Daten werden automatisch im System hinterlegt – inkl. Zeitstempeln, Nutzer:in und Status.

3.3 Welche Zeiten können erfasst werden?

Für die Zeiterfassung kannst Du individuelle Kategorien anlegen, z. B.:

• Bedienzeit

• Anfahrt / Abfahrt

• Wartezeit

• Zusatzleistungen

Diese Kategorien stehen in der App zur Auswahl und erleichtern Dir die spätere Abrechnung oder Auswertung.

➡️ Mehr dazu findest Du im Artikel Zeiterfassungskategorien verwalten.

4. Aktionen zu einem Bedienauftrag

Über das Kontextmenü (Button mit Drei-Punkte-Symbol) in der Detailansicht eines Auftrags kannst Du:

• Die Protokolle des Auftrags als PDF speichern

• Einen öffentlichen Link zur Protokollansicht kopieren

• Die automatische Archivierung aktivieren oder deaktivieren

• Den Auftrag manuell abschließen

• Den Auftrag löschen (nur wenn keine Abhängigkeiten bestehen)

5. Wie entstehen Aufgaben zu einem Bedienauftrag?

Welche Aufgaben automatisch entstehen, hängt davon ab, mit welcher "Task-Erstellungs-Strategie" (Task Creation Strategy) der Bedienauftrag in nexcore angelegt wurde. Diese ist abhängig von der Schnittstelle und individueller Einstellungen.

🧩 Zwei Strategien für die Aufgabenerstellung:

Auto Strategy (Standard):

• Aufgaben werden automatisch für jede Ressourcenzuweisung erstellt – ein Auftrag pro Tag.
• Es wird zunächst ein Zeitraum von maximal 10 Tagen in die Zukunft erzeugt.
• Jeden Tag prüft das System automatisch, ob neue Aufgaben hinzugefügt werden müssen ("rollierendes Fenster").
• So entsteht eine laufend aktualisierte Aufgabenliste, ohne das System mit zu vielen zukünftigen Aufgaben zu überlasten.

➕ Vorteil: Du kannst flexibel mit Aufgaben arbeiten, sie anpassen oder löschen.

External Strategy (maximale Kontrolle):

• Das externe System bestimmt selbst, welche Aufgaben mit welchen Inhalten, Zeiten und Ressourcen erstellt werden.
• Aufgaben können direkt einem bestimmten Benutzer oder einer Benutzerin zugewiesen werden (über interne oder externe ID).
• Jede Aufgabe wird dabei eindeutig referenziert und mit dem externen System verknüpft.

➕ Vorteil: Ideal, wenn das externe System Aufgaben präzise steuern möchte.

6. Was erledigt nexcore automatisch – und was musst Du tun?

7. Wie behältst Du den Überblick (Auftragsdetails)

Die Auftragsdetailseite ist Deine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen zu einem Bedienauftrag. Sie ist in mehrere Tabs unterteilt:

🗂 Allgemein

• Grundlegende Informationen wie Auftragsnummer, Status, Niederlassung, Kunde, Ansprechpartner, Hinweise

• Liste aller Positionen mit den zugehörigen Ressourcenzuweisungen und Aufgaben (Bedieneinsätze)

• Zusätzliche Informationen (CustomAttributes), die Dein ERP-System zur Verfügung stellt

✅ Aufgaben

• Übersicht aller auftragsbezogenen Aufgaben (Bedieneinsätze) mit individuellem Status (Neu, Zugewiesen, Erledigt, Archiviert)

📄 Protokolle

• Zusammenfassung (Gesamt) aller im Rahmen des Bedienauftrags erledigten Bedieneinsätze und darin erfassten Zeiteinträge:
  
  • Summe: Die Summe aller erfassten Zeiten abzgl. erfasster Pausen
  • Kategorie: Die Summe aller in einer bestimmten Kategorie erfassten Zeiten abzgl. erfasster, zugehöriger Pausen

• Detaillierte Übersicht aller protokollierten Bedieneinsätze mit folgenden Informationen:

  • Statusanzeige (Neu, Zugewiesen, Erledigt)

  • Datum und Uhrzeit
  • Nutzer (Bediener)
  • Zeiterfassung (Gesamt, Start, Ende, Pause, Dauer, Kategorie und Notiz)
  • Information über Nachtanken (Liter)
  • Unterschrift des Kunden (falls vor Ort)

💬 Kommentare

Im Kommentarbereich kannst Du:

• Neue Kommentare eingeben, um wichtige Informationen oder Anmerkungen festzuhalten.

• Kommentare von anderen Nutzern einsehen, um die Kommunikation rund um den Auftrag nachzuvollziehen.

📎 Dateien

In diesem Tab verwaltest Du alle auftragsbezogenen Dateien und Dokumente:

• Hochladen neuer Dateien mittels „+ Datei hochladen“.

• Übersicht aller vorhandenen Dateien mit Download- und Ansichtsmöglichkeit.

➡️ Damit bleibst Du jederzeit informiert – egal ob vor Ort oder im Büro.

8. 🔌 Technischer Hintergrund: REST-API & externe Anbindung

Bedienaufträge werden nicht direkt in nexcore erstellt – sie stammen immer aus einem angebundenen System (z. B. ERP oder Branchensoftware).

🔗 Wie funktioniert das?

• Das externe System sendet strukturierte Auftragsdaten über die nexcore REST-API bzw. den Uploader-Dienst.

• nexcore übernimmt den Auftrag automatisch, legt die dazugehörigen Positionen und Zuweisungen an.

• Die Aufgaben entstehen direkt aus den Ressourcenzuweisungen, abhängig der "Task-Erstellungs-Strategie" (Task Creation Strategie) – je nach Schnittstelle.

• Abschluss und Korrektur von Zuweisungen dienen dazu, nicht mehr benötigte Aufgaben zu entfernen oder Schnittstellenaktivitäten zu unterbinden.

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✅ Zusammengefasst

• Bedienaufträge sind eigenständige Aufträge in nexcore – mit eigener Struktur

• Bedieneinsätze als Aufgaben entstehen automatisch – je nach Anbindung und in Abhängigkeit einer Task-Erstellungs-Strategie

• Zeit- und Leistungsdokumentation erfolgt direkt vor Ort

• Du kannst maximal flexibel Zeiten nach individuellen Kategorien erfassen, um Die Abrechnung so einfach wie möglich zu gestalten