Dieser Artikel erklärt Dir die Grundstruktur und Logik von Mietaufträgen in nexcore – verständlich, praxisnah und ohne technisches Vorwissen. Egal ob Du im Innendienst planst, im Außendienst Aufgaben erledigst oder einfach nur den Überblick behalten willst: Hier erfährst Du, wie nexcore funktioniert – und was Du wissen musst.

Übersicht

1. Was ist ein Mietauftrag?
2. Wie ist ein Mietauftrag aufgebaut?
3. Wie läuft ein Mietauftrag ab?
4. Aktionen zu einem Mietauftrag
5. Wie entstehen Aufgaben zu einem Mietauftrag?
6. Was erledigt nexcore automatisch – was musst Du tun?
7. Wie behältst Du den Überblick? (Auftragsdetails)
8. Technischer Hintergrund: REST-API & externe Anbindung

1. Was ist ein Mietauftrag?

Ein Mietauftrag in nexcore bildet den kompletten Ablauf einer Vermietung ab – vom Beginn bis zum Abschluss. Der Auftrag enthält:

• Eine eindeutige Auftragsnummer, mit der Du den Auftrag jederzeit über die Suche oder in Listen wiederfinden kannst

• Alle Informationen zur Miete (z. B. Kunde, Zeitraum, Adresse, etc.)

• Eine oder mehrere Positionen (also Artikel, wie z. B. einzelne Maschinen, Geräte, Bauteile, o. ä.) mit konkreten Ressourcenzuweisungen

• Die automatisch daraus entstehenden Aufgaben zur Ausführung (z. B. Übergabe, Rücknahme, Nachtanken/Laden, Prüfen)

➡️ Der Mietauftrag ist damit die zentrale Klammer für alles, was während der Vermietung passiert.

2. Wie ist ein Mietauftrag aufgebaut?

Grafik: Schematische Darstellung der Logik eines Mietauftrags

Mietaufträge bestehen aus mehreren logischen Ebenen:

Jede Ebene hat einen eigenen Prozess inkl. Status und Lebenszyklus – nexcore verfolgt und aktualisiert diese automatisch.

🔄 Auftragsstatus

Jeder Auftrag hat genau einen der folgenden Stati:

• Neu: Der Auftrag wurde in nexcore erstellt. Die abhängigen Aufgaben stehen zur Planung bereit (z. B. via Tourenplaner oder Disposition).

• Laufend: Mindestens eine Aufgabe wurde bereits begonnen oder erledigt. Weitere Aufgaben stehen noch aus.

• Abgeschlossen: Alle Aufgaben sind erledigt. Die vollständige Dokumentation findest Du in den Protokollen.

• Archiviert: Nach einem definierbaren Zeitintervall werden abgeschlossene Aufträge von nexcore automatisch archiviert

3. Wie läuft ein Mietauftrag ab?

Der typische Ablauf in nexcore sieht so aus:

1. Der Auftrag wird von einem externen System an nexcore übermittelt.

2. nexcore legt automatisch den Auftrag inklusive aller Positionen und Ressourcenzuweisungen an.

3. Aufgaben wie Übergabe, Rücknahme, Tanken, Prüfen werden (je nach Fortschritt im Mietprozess) automatisch erzeugt.

4. Aufgaben werden von Nutzer:innen über die Web App zur Ausführung verplant (Tourenplanung oder Disposition).

5. Zugewiesene Aufgaben werden von Nutzer:innen über die mobile App ausgeführt.

6. Sind alle Aufgaben erledigt und vollständig dokumentiert, wird der Auftrag abgeschlossen.

7. Nach einiger Zeit erfolgt eine automatische Archivierung – sofern nicht deaktiviert.

➡️ Du selbst musst keinen Mietauftrag anlegen – nur die Aufgaben planen, ausführen oder überwachen.

4. Aktionen zu einem Mietauftrag

Über das Kontextmenü (Button mit Drei-Punkte-Symbol) in der Detailansicht eines Auftrags kannst Du:

• Die Protokolle des Auftrags als PDF speichern

• Einen öffentlichen Link zur Protokollansicht kopieren

• Die automatische Archivierung aktivieren oder deaktivieren

• Den Auftrag manuell abschließen

• Den Auftrag löschen (nur wenn keine Abhängigkeiten bestehen)

5. Wie entstehen Aufgaben zu einem Mietauftrag?

Die Aufgaben im Auftrag entstehen entweder automatisch bei Übertragung oder durch Nutzeraktionen (z. B. Freimeldung einer Ressource).

🔁 Automatische Regeln

Für jede Ressourcenzuweisung wird eine:

• Übergabe-Aufgabe 

• Rücknahme-Aufgabe 

erstellt – wenn die Ressource als verfügbar markiert ist.

🧠 Kombinierte Aufgaben

Aufgaben mit:

• gleichem Typ (z. B. mehrere Rücknahmen),

• gleichem Fälligkeitsdatum und

• gleichem Ort

werden automatisch zu einer kombinierten Aufgabe (Composite Task) zusammengefasst.

⚙️ Zusätzliche Aufgaben (optional)

• Prüfen: Wird nach einer Rücknahme automatisch erzeugt, wenn der Prüfen-Workflow in den Einstellungen aktiviert ist.
  
  Wurden mehrere Rücknahmen noch nicht geprüft, werden sie in einer gemeinsamen Prüfeinheit zusammengefasst.

• Nachtanken/Laden: Wird nach einer Rücknahme automatisch hinzugefügt, wenn der Nachtanken-Workflow in den Einstellungen aktiviert ist.

6. Was erledigt nexcore automatisch – und was musst Du tun?

7. Wie behältst Du den Überblick? (Auftragsdetails)

Die Auftragsdetailseite ist Deine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen zu einem Mietauftrag. Sie ist in mehrere Tabs unterteilt:

🗂 Allgemein

• Grundlegende Informationen wie Auftragstyp, Auftragsnummer, Status, Niederlassung, Kunde, Ansprechpartner, Hinweise

• Liste aller Positionen mit den zugehörigen Ressourcenzuweisungen und Aufgaben

• Zusätzliche Informationen (CustomAttributes), die Dein ERP-System zur Verfügung stellt

Aktionen bei Ressourcenzuweisungen

Auf der Ebene der Ressourcenzuweisung in der Positionsliste steht Dir ein Kontextmenü (Drei-Punkte-Symbol) zur Verfügung, mit dem Du verschiedene Korrektur- und Verwaltungsfunktionen nutzen kannst:

• Nicht erledigte Übergabe löschen: Falls eine Übergabe und eine Rücknahme vorhanden sind, kannst du hier eine noch nicht erledigte Übergabe entfernen. Dies ist nützlich, wenn eine Übergabe außerhalb von nexcore bereits stattgefunden hat und daher nicht mehr benötigt wird.

• Ressource freimelden: Falls eine Ressource nicht freigemeldet ist, kannst Du dies hier manuell tun. Dadurch wird automatisch eine Rücknahme erzeugt.

• Freimeldung zurücksetzen: Diese Aktion entfernt eine nicht erledigte Rücknahme und erstellt – falls nicht vorhanden – eine neue Übergabe.

• Ressourcenzuweisung abschließen: Durch den Abschluss einer Ressourcenzuweisung werden alle nicht erledigten Aufgaben entfernt. Nach diesem Schritt werden keine Statusänderungen mehr von der Schnittstelle verarbeitet.

✅ Aufgaben

• Übersicht aller auftragsbezogenen Aufgaben mit individuellem Status (Neu, Zugewiesen, Erledigt, Archiviert)

📄 Protokolle

• Detaillierte Übersicht aller protokollierten Aufgaben wie Übergaben, Rücknahmen, Nachtanken, Prüfen inklusive Status (Neu, Abgeschlossen)

💬 Kommentare

Im Kommentarbereich kannst Du:

• Neue Kommentare eingeben, um wichtige Informationen oder Anmerkungen festzuhalten.

• Kommentare von anderen Nutzern einsehen, um die Kommunikation rund um den Auftrag nachzuvollziehen.

📎 Dateien

In diesem Tab verwaltest Du alle auftragsbezogenen Dateien und Dokumente:

• Hochladen neuer Dateien mittels „+ Datei hochladen“.

• Übersicht aller vorhandenen Dateien mit Download- und Ansichtsmöglichkeit.

➡️ Damit bleibst Du jederzeit informiert – egal ob vor Ort oder im Büro.

8. 🔌 Technischer Hintergrund: REST-API & externe Anbindung

Mietaufträge werden nicht direkt in nexcore erstellt – sie stammen immer aus einem angebundenen System (z. B. ERP, Warenwirtschaft oder Branchensoftware).

🔗 Wie funktioniert das?

• Das externe System sendet strukturierte Auftragsdaten über die nexcore REST-API bzw. den Uploader-Dienst.

• nexcore übernimmt den Auftrag automatisch, legt die dazugehörigen Positionen und Zuweisungen an.

• Die Aufgaben entstehen direkt aus den Ressourcenzuweisungen, abhängig vom Status und den Systemregeln.

• Abschluss und Korrektur von Zuweisungen dienen dazu, nicht mehr benötigte Aufgaben zu entfernen oder Schnittstellenaktivitäten zu unterbinden.

✅ Zusammengefasst

• Mietaufträge kommen von außen – Du musst sie nicht anlegen.

• Aufgaben entstehen automatisch – Du musst sie nur planen und ausführen.

• Die Auftragsdetailseite gibt Dir alle Infos – vom Status bis zur Ausführung.

• Alles ist statusbasiert, dokumentiert und automatisiert – damit Du effizient und fehlerfrei arbeiten kannst.