Inhaltsübersicht

Geltung

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

2. Konkretisierung des Auftraginhalts

3. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

4. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

6. Haftung

7. Unterauftragsverhältnisse

8. Kontrollrecht des Auftraggebers

9. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

10. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

11. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

12. Schlussbestimmungen

Geltung

Gemäß Art. 28 DS-GVO ist der Auftraggeber/Nutzer als datenschutzrechtlich Verantwortlicher verpflichtet, mit der Nexato GmbH (Auftragnehmer) eine sog. Auftragsverarbeitervereinbarung (AVV) abzuschließen, mit welcher der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte der Vertragsparteien festgelegt sind. Wenn im Einzelfall keine individuelle AVV zwischen Unternehmer und nexato abgeschlossen wird, gelten die Bestimmungen des nachstehenden Standard-AVV ausdrücklich als vereinbart.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

1.1 Gegenstand und Parteien

Der Gegenstand und die Parteien des Auftrags ergeben sich aus dem angenommenen Angebot der Nexato GmbH zum Betrieb von nexcore, welchen dieser Vertrag beigefügt wird (im Folgenden „Leistungsvereinbarung), soweit in diesem Vertrag kein anderer Vertragsgegenstand und andere Parteien bezeichnet werden. Der Vertragsgegenstand bezieht sich ausdrücklich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers im Auftrag, sofern sich auf Grundlage der Leistungsvereinbarung vom Auftragnehmer zu erbringende vertragliche Leistungen auf die Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers beziehen oder sich bei Durchführung dieser vertraglichen Leistungen ein technischer Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers nicht ausschließen lässt.

1.2 Dauer

Die Laufzeit des Auftrags entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung. Auf Grundlage der Leistungsvereinbarung kann es konkretisierende Einzelaufträge geben, für die ebenfalls dieser Vertrag gelten soll. Sollte einer der Einzelaufträge gekündigt oder beendet werden, so berührt dies nicht die übrigen Einzelaufträge und auch nicht diesen für die übrigen Einzelaufträge geltenden Vertrag. Umgekehrt gilt dieser Vertrag für ggf. über die Laufzeit der Leistungsvereinbarung hinaus fortbestehende Einzelaufträge weiter. Ansonsten endet dieser Vertrag, sofern der Grund zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag entfällt oder die Leistungsvereinbarung beendet wird.

Der Auftragnehmer kann diesen Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn

• seiner Auffassung nach, eine Weisung des Auftraggebers gegen Datenschutzvorschriften oder gegen Bestimmungen dieses Vertrages verstößt,
• der Informationsprozess nach § 10. Abs. 2 durchlaufen worden ist, der Auftraggeber dennoch an seiner Datenschutzvorschriften oder Bestimmungen dieses Vertrages zuwiderlaufenden Weisung festhält und deren Durchführung verlangt, und
• eine offenkundige Rechtsverletzung gegeben ist oder bei Durchführung der Weisung des Auftraggebers schwere Verstöße gegen das Persönlichkeitsrecht der betroffenen Person(en) drohen; oder
• der Auftraggeber Einspruch gemäß § 7. Abs. 2 b) 2) erhebt.

Das Recht, diesen Vertrag wegen anderer Umstände gemäß § 314 BGB zu kündigen, bleibt für beide Parteien unberührt.

2. Konkretisierung des Auftraginhalts

2.1 Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in Anlage 1, soweit sich dies nicht bereits aus dem in § 1 Abs. 1 dieses Vertrages genanntem Vertrag (wie bspw. einer Leistungsvereinbarung, einer Nutzungsvereinbarung, eines Service Letter Agreements oder eines Rahmenvertrages) ergibt.

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt.

2.2 Art der Daten

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind die Datenarten/-kategorien (Aufzählung/Beschreibung der Datenkategorien) in Anlage 2.

2.3 Kategorien der betroffenen Personen

Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen die in Anlage 3 beschriebenen.

3. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

1. Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen. Der aktuelle Stand der vom Auftragnehmer konkret getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen ist in unseren ergänzenden TOM  dokumentiert und wird vom Auftraggeber mit Abschluss dieses Vertrages als verbindlich und ausreichend anerkannt.
2. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen. Einzelheiten ergeben sich aus den dokumentierten TOM zu diesem Vertrag.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

1. Der Auftragnehmer verarbeitet von diesem Vertrag umfasste personenbezogene Daten nicht eigenmächtig, sondern nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, sofern der Auftragnehmer nicht gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet ist.
2. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Umsetzung von Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft im Rahmen des Zumutbaren und erhält für die Unterstützungsleistungen eine Vergütung, die sich nach dessen aktuellen Stundensätzen richtet.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

1. Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner beim Auftragnehmer wird Herr Marcus Wöhler, Geschäftsführer, datenschutz@nexato.de, +49 (0) 661 480 191 00 benannt.
2. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden.
3. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO. Einzelheiten sind in Anlage TOM dokumentiert.
4. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
5. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
6. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
7. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
8. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach § 8 dieses Vertrages.

6. Haftung

Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend der in Art. 82 DS-GVO getroffenen Regelung.

7. Unterauftragsverhältnisse

1. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z. B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

2. Der Auftragnehmer darf ohne vorherige gesonderte Genehmigung weitere Auftragsverarbeiter zur Erfüllung des Auftrags des Auftraggebers in Anspruch nehmen. Eine allgemeine Genehmigung zur Beauftragung weiterer Unterauftragnehmer durch den Auftragnehmer gilt mit Abschluss dieses Vertrages als erteilt.

Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der Unterauftragnehmer zu, die in Anlage 4 aufgeführt sind.

Die Beauftragung weiterer Unterauftragnehmer ist zulässig, soweit: 

• der Auftragnehmer eine solche Beauftragung dem Auftraggeber gegenüber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
• der Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Tagen nach dieser Anzeige schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Beauftragung erhebt und
• eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.

3. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet. Das Abwarten eines Einspruchs des Auftraggebers gem. § 7 Abs. 2 b) 2) ist jedoch entbehrlich, wenn ein unverzügliches Tätigwerden des Auftragnehmers zur Erfüllung seiner vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen oder zur Abwendung von Nachteilen für die Daten oder für sonstige Interessen des Auftraggebers erforderlich ist.

4. Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR, so stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

8. Kontrollrecht des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber hat das Recht, in Abstimmung mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer, die in angemessener Weise zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung (z. B. Berufsgeheimnis) unterliegen, durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
2. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch
   1. die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO;
   2. die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO;
   3. aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
   4. eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z. B. nach BSI-Grundschutz).
4. Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen, der sich nach dessen aktuellen Stundensätzen richtet.

9. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Art. 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a. 
   1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen.
   2. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden.
   3. die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevanten Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmer darf Auskünfte an betroffene Personen nur nach vorheriger Weisung durch den Auftraggeber erteilen.
   4. die Zurverfügungstellung der für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten notwendigen Angaben.
   5. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung.
   6. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.
2. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen, die sich nach dessen aktuellen Stundensätzen richtet.

10. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

1. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich, mindestens in Textform.
2. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
3. Der Auftraggeber hat die weisungsberechtigten Personen zu benennen. 

Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird dieser die Änderung(en) unverzüglich dem Auftragnehmer mitteilen.

11. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Ausgenommen sind ferner Kopien oder Duplikate, die für den Applikationsbetrieb oder zu Testzwecken oder aus anderen technischen Gründen erforderlich sind.
2. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung der Leistungsvereinbarung auf dessen Verlangen alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, vollständig und unwiderruflich löschen.
3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

12. Schlussbestimmungen

1. Für diesen Vertrag gilt die Textform. Zu diesem Vertrag bestehen keine mündlichen Nebenabreden. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages, auch Änderungen dieser Klausel, bedürfen einer Vereinbarung, mind. in Textform.
2. Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Ansprüche aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Geschäftssitz des Auftragnehmers.
3. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden bzw. sollte dieser Vertrag eine Lücke enthalten, wird die Geltung der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt.