Wir freuen uns, Dich bei der Umstellung auf unser neues System nexcore zu begleiten. Dieser Leitfaden zeigt Dir, wie ein Umstiegsprojekt typischerweise abläuft – Schritt für Schritt, mit allen wichtigen Informationen zur Vorbereitung, Durchführung und Inbetriebnahme.

Übersicht

1. Vorteile der neuen Plattform
2. Projektabstimmung
3. Ablauf der Umstellung
4. Technische Einrichtung
5. Schulung und Einweisung
6. Go-Live
7. Häufige Fragen
8. Checkliste
9. Noch Fragen?

1. Vorteile der neuen Plattform

Mit dem Wechsel auf nexcore erhältst Du Zugriff auf eine moderne, leistungsstarke und flexibel erweiterbare Plattform, die der Booster für Dein ERP-System ist.

Im Vergleich zur bisherigen Lösung bietet Dir nexcore:

✅ Höhere Performance und Zuverlässigkeit

✅ Intuitive, neue Benutzeroberfläche

✅ Neue Funktionen und neue Möglichkeiten zu Automatisierungen

✅ Optimierte mobile Apps für unterwegs

✅ Mehr Sicherheit und Datenschutz

2. Projektabstimmung

Bevor es an die technische Umstellung geht, stimmen wir gemeinsam den Rahmen für ein reibungsloses Umstellungsprojekt ab. Ziel ist es, frühzeitig Klarheit über technische, organisatorische und zeitliche Aspekte zu schaffen.

2. 1. Kontaktaufnahme und Umstellungsprüfung

Nach Deiner Kontaktaufnahme oder Einladung durch unser Team prüfen wir gemeinsam, ob und wann eine Umstellung sinnvoll und möglich ist. Dabei berücksichtigen wir:

• Bestehende Vertragsverhältnisse und Rahmenvereinbarungen
• Den aktuellen Stand der Nutzung von Nexcore.DELIVERY
• Technische Voraussetzungen für den Wechsel (z. B. IT-Umgebung, Schnittstellenfähigkeit)

2. 2. Abgleich des Funktionsumfangs

Gemeinsam mit Dir erfassen wir:

• Welche Funktionen Du im aktuellen System aktiv nutzt
• Welche Funktionen im neuen nexcore zur Verfügung stehen und wie diese bereits bekannte Funktionen ersetzen
• Ob ggf. bestimmte Features gerade im Roll-out oder noch in der Entwicklung sind, die Dir somit erst später zur Verfügung stehen

2. 3. Abstimmung von Rollen, Ansprechpartnern & Kanälen

Ein strukturierter Projektablauf lebt von klaren Zuständigkeiten. Deshalb vereinbaren wir:

• Ansprechpartner auf Deiner Seite (technisch & organisatorisch)
• Unsere Ansprechpartner für Projektleitung und Support
• Ggf. regelmäßige Abstimmungszyklen (z. B. Jour-Fix-Termine, Videocalls)
• Gemeinsame Kommunikationskanäle (z. B. Microsoft Teams, Slack, E-Mail)

2. 4. Projektzeitraum & Umsetzungsschritte definieren

Gemeinsam legen wir die Projektphasen und Termine fest:

• Vorbereitung (z. B. Tenant-Erstellung, Schulungsplanung, IT-Setup)
• Technische Einrichtung (Schnittstelle, App, Systemkonfiguration)
• Schulung (Systemeinweisung, Admin- und Nutzertraining)
• Go-Live mit Supportbegleitung
• Nachbetreuung & Feedback

3. Ablauf der Umstellung

Die eigentliche Umstellung erfolgt in abgestimmten Phasen. In der Regel dauert das gesamte Projekt inkl. Schulung und Go-Live ca. 2–3 Monate. Während der Umstellung kann weiterhin mit dem bisherigen System gearbeitet werden. Der finale Wechsel erfolgt zu einem gemeinsam abgestimmten Stichtag.

Was wir übernehmen:

• Initiale Abstimmung und regelmäßige Abstimmung mit Dir bzw. Deinen Projektverantwortlichen
• Einrichtung Deines individuellen nexcore-Tenants
• Unterstützung bei allen technischen Fragen im Rahmen des regulären Supports
• Übernahme von bestehenden Protokollen
• Bereitstellung von Hilfe-Artikeln und weiteren Informationen
• Optionale Projektbegleitung und Schulung

Was Du vorbereitest:

• Einrichtung/Installation der neuen Schnittstelle (in Zusammenarbeit mit Deiner IT bzw. dem Lieferanten Deines ERP-Systems)
• Grundeinrichtung des neuen nexcore-Tenants für Dein Unternehmen (siehe Erste Schritte)
• Offene Fragen z. B. bzgl. technischer Einrichtung, Prozessen, etc.
• Organisation von Schulungsterminen und/oder Projekttagen

4. Technische Einrichtung

4. 1. Grundeinrichtung nexcore

Beginne zunächst mit der individuellen Einrichtung Deines nexcore.

➡️ Mehr erfahren: weiter zu Erste Schritte

4. 2. Einrichtung der Schnittstelle

Je nachdem mit welchem ERP-System das neue nexcore verbunden wird, stehen unterschiedliche Schnittstellen zur Verfügung. In unserem Hilfe-Center findest Du die notwendigen Informationen zur Einrichtung/Installation.

➡️ Mehr erfahren: weiter zu Schnittstellen

4. 3. Offene Fragen und individuelle Protokolle

Im weiteren Verlauf werden wir Dich bei offenen Fragen, die nicht durch die Artikel in unserem Hilfe-Center bereits beantwortet werden konnten, gerne unterstützen. 

Auch die Bereitstellung der für Dein Unternehmen individuellen Protokolle erfolgt im Nachgang der Ersteinrichtung (nach Abstimmung).

5. Schulung und Einweisung

Wir bieten eine kompakte Schulung für Admins & Hauptnutzer (ca. 1,5 Std.), auf Wunsch auch für weitere Nutzergruppen.

Die Schulung erfolgt per Videokonferenz oder vor Ort (siehe Angebot).

6. Go-Live

Am vereinbarten Stichtag erfolgt Dein Systemwechsel. Insofern das neue nexcore mit dem gleichen ERP-System wie zuvor verbunden wird, heißt es dann:

✅ Die alte Schnittstelle wird deaktiviert

✅ Die neue Schnittstelle ist aktiviert

✅ Alle Benutzer haben Zugriff auf das neue System

✅ Aufträge werden korrekt übertragen

✅ Unser Support-Team steht für Dich am Go-Live Termin auf Abruf bereit

Häufige Fragen

Werden Daten aus Nexcore.DELIVERY übernommen?

Nein, da es sich um eine vollständig neue Plattform handelt. Historische Daten bleiben im alten System für einen definierten Zeitraum abrufbar.

Wir sichern Dir allerdings über weitere 12 Monate (ab Go-Live) den Zugriff auf das alte System zu, damit Du weiterhin auf wichtige Daten/Informationen zugreifen kannst.

Kann ich beide Systeme parallel nutzen?

Ja, eine parallele Nutzung ist ca. 2 Wochen lang möglich – ideal für den sanften Übergang.

Wie lange dauert die Einarbeitung?

Die meisten User finden sich nach 2–3 Tagen sicher im neuen System zurecht.

Was passiert bei Problemen?

Während der Migration hat Dein Projekt oberste Priorität:

• Support per E-Mail, Teams / Telefon
• Reaktionszeit während des Go-Live: < 30 Minuten (Geschäftszeiten)

Checkliste für die Umstellung

✅ Projektstart und Erstgespräch durchgeführt

✅ Funktionsabgleich und Zielsetzung erfolgt

✅ Go-Live-Termin vereinbart

✅ Ansprechpartner benannt

✅ IT über Schnittstelle informiert

✅ Schulungsteilnehmer festgelegt

✅ Nutzer über Umstellung informiert

✅ Vorbereitungen für Unternehmen (inkl. Rechnungsstellung). Standorte, Ressourcen, Nutzer und Rollen getroffen

Noch Fragen?

Wir stehen Dir jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Bei Fragen zum Wechsel oder zur Schulung erreichst Du uns unter:

📧  service@nexato.de

Wir freuen uns auf den erfolgreichen Start mit Dir in nexcore 🚀